O que é forecast e como ele permite otimizar as vendas? Tudo sobre!

Que tal saber o quanto a sua empresa irá faturar no próximo mês? E no próximo semestre ou ano?

Se a sua resposta é sim, entender o que é forecast de vendas é indispensável. 

Como veremos detalhadamente, a seguir, o forecast é um método de previsão de resultados, capaz de direcionar sua empresa e suas decisões.

Entretanto, esqueça as bolas de cristal. Estamos falando de métodos de previsão de vendas que usam dados e informações reais, para melhorar o planejamento e os resultados do negócio. 

Gostou? Então continue lendo e descubra:

• O que é forecast?;
• Budget e forecast: quais as diferenças?;
• Para que serve o forecast e budget na prática?;
• Como fazer um forecast de vendas?;
• Como calcular forecast?;
• Forecast de vendas x metas: quais as diferenças?;
• O CRM é aliado na hora de fazer o forecast de vendas;
• FAQ – Perguntas frequentes.

O que é forecast?

A tradução para forecast é previsão. Logo, quando o assunto é forecast da área comercial estamos falando de previsibilidade de vendas. 

A capacidade de antecipar qual será o faturamento da empresa para os próximos meses é muito estratégica para uma organização, que se torna capaz de otimizar seu planejamento e torná-lo mais assertivo. 

Para explicar porque isso acontece, vamos a um exemplo. Considere que ao fazer um forecast sua empresa identificou que nos próximos dois meses haverá uma queda nas vendas. Com essa informação é possível agir no controle do resultado para que ele possa ser revertido. 

Como fazer isso? Uma possibilidade é investir na maior captação de leads qualificados no topo do funil de vendas, para que todas as demais fases da gestão do pipeline possam ser alimentadas com mais contatos.

Entretanto, esse é apenas um exemplo de como a previsão em vendas pode ser usada dentro do negócio. Para saber mais continue lendo e descubra como fazer um forecast para o setor comercial. 

Budget e forecast: quais as diferenças?

Antes de avançarmos sobre o que significa forecast e como aplicá-lo, é importante esclarecermos uma questão: budget e forecast não são a mesma coisa. 

Apesar dos termos se relacionarem, cada um tem seu papel na busca pela melhoria da saúde financeira da organização. 

Na prática, budget e forecast são termos relacionados a gestão orçamentária empresarial, entretanto, possuem definições e funções diferentes. 

Budget significa orçamento e é criado pela empresa para fazer um planejamento de custos e investimentos da empresa.

Pode ser entendido como um tipo de previsão das quantias que serão gastas em cada área da organização, dentro de um período específico.

Como vimos acima, forecast significa previsão e é um indicativo sobre o presente e o futuro da empresa em relação aos resultados.

Logo, ele usa o que está acontecendo agora com a organização para prever o que será necessário realizar para controlar os recursos financeiros da empresa, dentro de cada setor. 

Em outras palavras, a diferença entre budget e forecast está no fato de que o primeiro é o orçamento definido para um projeto, setor ou período.

Assim sendo, o budget funciona como um plano orçamentário para a empresa. Já o forecast é um tipo de ajuste necessário realizado sobre o budget inicialmente definido. 

Essa regulagem pode ter muitos motivos e precisa ser gerenciada de perto para evitar prejuízos e problemas financeiros. 

Exemplo prático

Para tornar mais simples essa explicação, vamos a um exemplo.

Imagine que um projeto de treinamentos criado pelo setor de Recursos Humanos da sua empresa tenha um budget (orçamento) de R$30.000 por ano. Isso significa, R$2.500 mensais.

Ao final do sexto mês, foi identificado que o setor já havia gasto R$17.500, ou seja, R$2.500 a mais do que deveria ter sido gasto até o momento, levando em conta a previsão inicial de gastos.

Logo, será necessário realizar um ajuste no orçamento que havia sido criado. A esse ajuste damos o nome de forecast. 

Neste caso, como já se gastou R$17.500 dos R$30.000 previstos, isso significa que os R$12.500 que sobraram deverão ser divididos pelos 6 meses restantes, diminuindo o valor mensal para R$2.083. Essa regulagem é o forecast.

Compreenda que com o forecast a empresa é capaz de prever o que irá acontecer e antecipar medidas para controlar problemas e aproveitar oportunidades.

Em suma, um dos benefícios do forecast é auxiliar na tomada de decisão mais assertiva e segura.

Para que serve o forecast e budget na prática?

A gestão orçamentária deve ser constantemente discutida entre os setores e os diretores da empresa, para que os investimentos sejam realizados corretamente, evitando prejuízos para o caixa da organização ou a falta de capital para alguma ação com bom potencial de retorno.

Já o forecast de vendas é um princípio condutor de empresas bem-sucedidas, afinal, é especialmente estratégico conseguir estimar os ganhos e despesas do negócio.

A partir disso, por exemplo, é possível saber:

• Quantos e quais funcionários novos podem ser contratados;
• Quais setores da empresa devem receber mais investimentos;
• Quais ferramentas e novas tecnologias podem ser adquiridas;
• Se há necessidades de ajuste ou corte de gastos;
• Para onde os recursos devem ser canalizados;
• Quais condições financeiras podem ser oferecidas aos novos clientes e muito mais. 

Sem dúvidas, são duas ferramentas essenciais para a organização financeira de qualquer empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte. 

Qual o principal motivo de se ter budget e forecast financeiro?

Você já se perguntou qual é o principal motivo pelos quais as empresas possuem budget e forecast financeiro? 

A KPMG, prestadora de serviços financeiros globais, realizou uma pesquisa com empresas de diversos tamanhos e segmentos para entender como lidavam com o processo orçamentário. 

Nesse sentido, a pesquisa indicou que aproximadamente 53% das empresas entrevistadas faziam a gestão do budget para manter o planejamento estratégico financeiro em equilíbrio. 

Enquanto isso, as outras 47% citaram motivos diferentes, como medir o desempenho do negócio com mais exatidão, garantir o controle financeiro, tomar melhores decisões e precificar de forma assertiva. 

Mesmo que muitos outros motivos possam ser considerados, todas essas respostas reforçam a ideia de que é praticamente impossível gerenciar um negócio sem ter budget e forecast financeiro. 

Em resumo, ao entender as previsões de budget e forecast, uma empresa pode planejar as suas finanças, aproveitar oportunidades, otimizar o uso de recursos e manter o negócio saudável a longo prazo. 

 

Como fazer um forecast de vendas?

Depois de entender o que é forecast de vendas e por que ele é importante, vamos te mostrar como fazer o seu!

Mas antes de prosseguir, lembre-se que é preciso ter as informações e os dados corretos para colocar a mão na massa.

Entre os dados que devem ser considerados, podemos citar os principais indicadores da área comercial:

• Total de leads na base;
• Número de leads qualificados;
• Taxa de conversão de cada período;
• Ticket médio;
• Valor médio de venda;
• Eficiência de cada etapa do pipeline de vendas, por exemplo, número de contatos iniciados, volume de propostas enviadas e leads em fase de negociação.

Essas métricas podem ser acompanhadas por meio de software de CRM, ferramenta ideal para gerenciar todas as oportunidades de venda, do primeiro contato até a conversão final. 

Além das informações-chave que trouxemos acima, também é necessário avaliar oportunidades e ameaças externas, como concorrência, possíveis crises financeiras, estabilidade ou instabilidade política no país e inovações do setor. 

Esses dados externos não fornecem parâmetros exatos, mas podem te ajudar a regular as suas previsões. 

Existem outra algumas boas práticas que são essenciais para fazer seu forecast de vendas, como: 

• Manter o acompanhamento da realização do que foi previsto;
• Fazer um forecast de acordo com cada produto e serviço comercializado;
• Definir as métricas que serão usadas para medir o desempenho dos profissionais da área;
• Considerar uma margem de erro pequena, entre 0% e 5%.

Abaixo, trouxemos mais detalhes para te ajudar nessa tarefa!

1. Analise o histórico de vendas da empresa

O primeiro passo para fazer um forecast de vendas é avaliar o histórico de vendas da sua empresa em um determinado período.

Esses números podem te ajudar a traçar metas plausíveis para o crescimento da receita.

Para entender melhor, vamos a um exemplo:

Exemplo prático

Imagine que, durante 7 anos, sua empresa cresceu em média R$ 300 mil por ano.

Nesse caso, não seria recomendado fazer um forecast de R$ 900 mil em receita se a empresa não tem previsão de receber um grande investimento para justificar esse crescimento. 

2. Mapeie seu funil de vendas

Como falamos anteriormente, você deve ter todas as oportunidades de negócio mapeadas para fazer um forecast comercial. 

Em síntese, essas informações vão servir de base para calcular as estimativas e traçar as estratégias certas para cada etapa do funil.

Se você utiliza um CRM, basta filtrar esses dados em seu pipeline de vendas, de forma simples e prática. 

Veja abaixo alguns exemplos de dados que devem ser aproveitados nesta etapa: 

Exemplo prático

Imagine que seus históricos mostram o seguinte cenário:

• 37% dos contatos iniciados viram propostas;
• 44% dessas propostas avançam para a negociação;
• 45% das negociações são concluídas, resultando em uma venda.

Além dessas informações citadas, você já sabe que iniciará o período com as seguintes oportunidades em andamento:

• 70 novos contatos iniciados;
• 55 propostas enviadas com sucesso;
• 30 propostas na fase de negociação. 

Ao fazer um cálculo, você pode chegar a uma estimativa de que:

37% dos 70 novos contatos iniciados receberão proposta comercial.

37% de 70 = 25

44% das propostas vão avançar para a etapa de negociação. Você já tinha 55 propostas enviadas, juntando mais 25 do cálculo anterior, terá um total de 80 propostas.

44% de 80 = 35

45% das negociações são convertidas em vendas. Você acumulava 25 propostas em negociação. Ao adicionar mais 35, ficará com 60.

45% de 60 significa uma previsão de cerca de 27 negócios fechados para o próximo mês.

Ao analisar as conversões com base no histórico, você poderá estimar a previsão de vendas. Mas qual é o valor real associado a essas vendas?

Diferentes abordagens podem ser usadas para resolver este caso. Multiplicando a média de todas as propostas no funil pelo resultado da previsão, obtém-se o número total.

Se o ticket médio de suas vendas corresponde a 2.000,00, faça o seguinte cálculo:

2.000,00 x 27 = R$ 54.000,00

3. Pondere a sazonalidade do mercado

Para fazer um forecast comercial, você também deve considerar datas de maior e menor fluxo de vendas, ou seja, a sazonalidade do mercado. Afinal, isso pode afetar de forma negativa ou positiva os seus resultados! 

Exemplo prático

Se você costuma alcançar melhores resultados de vendas em épocas como Carnaval e Natal, aumente suas previsões de maneira proporcional nesses períodos. 

O mesmo vale se você costuma vender menos em determinadas épocas do ano. 

4. Veja a capacidade produtiva

A capacidade de produção da sua equipe de vendas também deve ser levada em consideração para fazer seu forecast. 

Seu time deve ser capaz de atender toda a demanda estimada para o período. Caso contrário, a experiência do seu cliente poderá ser comprometida, impactando diretamente nas suas vendas. 

Exemplo prático

Se sua empresa está crescendo em ritmo acelerado e você percebe que seu time de vendas não está dando conta de enviar propostas com agilidade e apresentar as soluções para um número maior de pessoas.

Assim sendo, considere diminuir sua previsão de fechamento de vendas e contratar mais vendedores para compor a equipe. 

5. Estude a concorrência

Seu forecast de vendas deve ser de acordo com a realidade do mercado em que você está inserido. 

Para isso, considere não somente as tendências mais recentes, mas as inovações e transformações iniciadas pela concorrência. 

Exemplo prático

Se o seu concorrente lançou uma nova solução que torna a sua obsoleta, leve em conta o impacto que essa ação poderá gerar nas suas vendas. 

Estudar a concorrência permite fazer previsões mais assertivas e tomar decisões mais rápidas para evitar qualquer impacto negativo em seu faturamento.

Como calcular forecast?

Agora sim, vamos colocar as mãos à obra? Para calcular o forecast, então, será necessário seguir alguns passos. São eles:

• calcule o ticket médio da empresa usando a fórmula de número de oportunidades concluídas / valor somado das oportunidades concluídas;
• encontre a taxa de conversão com o cálculo: número total de oportunidades / número de oportunidades concluídas
• por fim, descubra o valor médio de venda: ticket médio / taxa de conversão

Multiplique o valor médio de venda (ticket médio / taxa de conversão) pelo número de oportunidades ativas (semanais ou mensais) e terá, assim, o seu forecast de vendas.

Segundo a mesma pesquisa da KPMG, 95% das empresas relataram que calculam o forecast de maneira tradicional, ou seja:

• listando despesas e receitas,
• fazendo o acompanhamento dos resultados de tempos em tempos.

Geralmente, esse método deixa a gestão dos gastos e do orçamento concentrados em uma única pessoa, o que tem prós e contras. 

Por um lado, agiliza a tomada das decisões e exime funcionários mais inseguros de autorizar gastos sem ter certeza do que está fazendo.

Por outro, quando apenas uma pessoa controla o orçamento existe um risco muito grande de erros. 

Além disso, esse profissional precisa estar sempre disponível para gerir o budget quando for solicitado, o que engessa todo o processo. 

Essa é uma das razões pela qual a tecnologia vem se tornando uma realidade também para gestão de budget e forecast, nas empresas. 

Previsibilidade de vendas por estágio de oportunidades

Uma das formas mais eficientes de calcular o forecast de vendas é verificando a taxa de avanço de um lead para a próxima etapa de vendas.

Nesse sentido, é possível usar o histórico de cada fase entendendo, por exemplo:

• quantos prospects se transformam em propostas,
• quantas propostas seguem para negociação,
• quantas negociações são fechadas?

Com o percentual de leads que avançam de uma etapa do pipeline para a seguinte, é possível fazer a previsão de resultados até a conversão final do contato em cliente.

Ao ter o percentual histórico de conversão de cada fase do processo comercial em mãos, a empresa é capaz de quantificar quantos leads passam de uma etapa para a seguinte, de acordo com o número atual de contatos em cada estágio. 

Por exemplo, se a média de conversão de leads da etapa de prospecção para qualificação é de 30% e atualmente existem 100 prospects na primeira fase, a previsão é de que 30 leads passem para a qualificação.

É possível e indicado que a empresa conheça esse percentual de avanço entre todas as etapas do funil de vendas.

Importância de estruturar o seu processo comercial

Entretanto, para que isso possa ser realizado, é fundamental ter um processo de vendas estruturado passo a passo, com etapas bem definidas. 

Somente dessa forma o cálculo poderá ser realizado e usado para otimizar a previsibilidade do setor. 

Com isso será possível acompanhar quantos leads passam de uma etapa do pipeline para a outra até alcançar a conversão. 

Ao gerenciar esses números por um período de tempo, ou verificar a taxa histórica, é possível identificar quantas oportunidades são necessárias em uma fase do funil de vendas, para que um volume ideal de oportunidades, que atenda a previsão realizada, possa chegar à fase seguinte. 

Vale reforçar que o forecast não é um processo de definição de metas, ele apenas vai mostrar o que é previsto diante da situação atual da empresa. 

Entretanto, a partir da previsão de vendas, a empresa pode estabelecer metas que visam a melhoria dos resultados. 

Por exemplo, digamos que você saiba o percentual de leads que passam da etapa de prospecção para a fase de qualificação.

E também quantos contatos deseja ter em qualificação para ter melhores resultados nas fases seguintes.

Desse modo, fica mais fácil definir o esforço que será necessário para atrair mais leads para a etapa de prospecção, que irá impactar no andamento de todo o funil comercial. 

Tipos e quando usar cada método de forecast

Além do modelo de forecast que apresentamos acima, que considera estágio de funil dos negócios, existem outras opções para a sua empresa, como:

• forecast a partir da origem dos negócios,
• forecast a partir das características dos negócios.

Mas, quando usar cada método de forecast?

O modelo que considera a previsão a partir da origem dos negócios é indicado para empresas com vários canais de aquisição. 

Isso serve para quem deseja diferenciar o comportamento dos leads de cada fonte para fazer uma previsão mais adequada e detalhada do funil de vendas. 

O modelo contribui para uma previsão mais assertiva, já que considera que leads podem se comportar de forma diferente de acordo com a origem. 

Isso está muito relacionado à etapa da jornada do cliente que chega na empresa por cada canal.

Leia também:  Jornada de compra: o que é e quais suas características? Veja tudo!

Já o modelo de forecast que considera as características dos negócios considera as especificações dos clientes que chegam até a empresa. 

De acordo com essas informações o comportamento de compra também será diferente, logo o ciclo de venda será afetado, bem como os resultados comerciais. 

Ao considerar essas informações, a organização otimiza a assertividade de suas previsões.

Quantitativo

Um forecast quantitativo é aquele que utiliza dados e informações concretas do histórico de vendas da empresa para calcular estimativas de receita. 

Esse tipo de modelo é orientado por estatísticas e outras operações matemáticas. Portanto, seus resultados podem ser facilmente transformados em gráficos para melhor análise e cruzamento dos números obtidos. 

O método é bastante utilizado para prever receita a médio/longo prazo e para orientar a tomada de decisão a curto, médio e longo prazo. 

Leia também: Inteligência comercial na era da análise de dados

Qualitativo

Como seu próprio nome sugere, o forecast qualitativo se baseia em informações de eventos especiais, que podem ser orientados pela equipe de vendedores, gerentes, etc. 

Também chamado de modelo orientado por especialistas, o forecast qualitativo é ideal para previsões de curto prazo. 

Esse tipo de forecast abrange as Pesquisas de Mercado com uma grande amostra de pessoas e o Método Delphi, que reúne opiniões de especialistas para realizar uma previsão.

Híbrido

O modelo de forecast híbrido colhe informações concretas do histórico de vendas da empresa e, após isso, utiliza dados empíricos para aprimorar a previsão.

Esse tipo de metodologia costuma ser utilizada para embasar lançamentos e descontinuações de produtos.

Ou seja, em situações que necessitam de um olhar estatístico, mas também da percepção do público. 

Forecast de vendas x metas: quais as diferenças?

Como citamos brevemente acima, metas e forecast não são sinônimos

Enquanto as metas são traçadas como objetivos a serem atingidos ou superados, o forecast se baseia em inteligência de negócios (business intelligence).

Afinal, ele fornece insights e dados realistas sobre o momento e o desempenho comercial da empresa.

Forecast sem dados concretos não existe nem por milagre. Entre os dados que devem ser considerados podemos incluir informações sobre:

• o negócio, 
• os clientes, 
• as oportunidades em prospecção no momento,
• fatores externos, como momento econômico, concorrência e desempenho sazonal.

Tudo isso é crucial para fazer previsões que com uma real probabilidade de se confirmarem.

Para ter uma projeção assertiva, é preciso analisar todo o funil de vendas do comercial, as conversões e a história de vendas da empresa.

Com esses números em mãos, é possível ter projeções a partir do espelhamento da base dos clientes atuais.

Por exemplo, as vendas dos últimos três meses com vendas dos últimos seis meses, para observar diferenças e semelhanças entre os dois períodos.

Assim, é possível ter insights como “de cada 10 oportunidades que chegam na etapa de follow up, 8 delas se concretizam em negócios”.

Vantagens do forecast de vendas

Entre os principais benefícios do forecast de vendas podemos citar: 

• previsibilidade financeira do negócio,
• maior assertividade na tomada de decisões estratégicas,
• melhor controle sobre a real capacidade de investimento para expansão da empresa,
• comparativo da realidade com as metas da empresa para a definição de qual esforço deverá ser realizado para alcançar os objetivos da companhia, uma vez que o forecast mostra o que é provável acontecer e as metas definem o que é desejável que aconteça,
• apoio na previsão de receita para um planejamento estratégico mais realista,
• suporte para a criação de estratégias de marketing e vendas,
• indica em quais etapas do funil de vendas a empresa precisa otimizar seus resultados e melhorar as taxas de conversão para as fases seguintes, contribuindo para os resultados em geral e mais.

Diante de tantas vantagens do forecast fica fácil entender porque começar a realizar a previsão de vendas da empresa, não é mesmo?

Lembre-se que o período considerado pelo forecast de vendas deve ser definido pela empresa, que pode observar esses indicadores todos os meses ou considerar períodos como trimestre, semestre ou ano.

Isso depende da gestão e estratégia do negócio.

O CRM é aliado na hora de fazer o forecast de vendas

Um CRM de vendas não é mais luxo, é uma necessidade para as empresas. Há dezenas de informações e parâmetros valiosos que são perdidos quando o sistema não é usado. 

Sem as informações precisas e confiáveis da ferramenta, a aplicação prática de diversos processos comerciais fica bastante prejudicada.

Tenha em mente: um forecast de vendas confiável precisa de dados precisos para funcionar. 

Por melhor que seja a sua estratégia de vendas ou a sua liderança como gestor na área, sem organização e estratégia, você não conseguirá tomar as decisões corretamente.

E aqui não falamos do uso somente para empresas de grande porte. Um CRM para pequenas empresas também ajuda nessa tarefa.

Somente com um bom CRM é possível mapear as oportunidades existentes dentro do funil de vendas.

A partir daí, ter um panorama amplo para definir quais ações devem ser tomadas.

É um exercício simples para ter total controle de vendas.

Faça essa análise através do seu funil de vendas. Veja indicado em quais estágios os leads precisam passar e também as ações que são necessárias para que, finalmente, você possa finalizar a venda do seu produto ou serviço.

Outro fato que contribui para alcançar o forecast (e que o CRM ajuda) é descobrir a chamada receita previsível da sua empresa.

Recurso do CRM PipeRun

O forecast de vendas é uma das funcionalidades do CRM PipeRun. Ele oferece essa informação (conforme personalização da conta) em cada etapa do funil de vendas.

O PipeRun permite criar múltiplos pipelines no CRM para atender todas as necessidades do seu negócio. É possível, por exemplo, criar funis específicas para cada etapa da sua estratégia, incluindo:

• marketing,
• pré-vendas, 
• vendas,
• onboarding, entre outros. 

O objetivo é que você consiga compreender mais detalhadamente cada etapa, realizar previsões e direcionar seu time de forma otimizada e eficiente, considerando a jornada do cliente e o estágio do processo de vendas.

Tudo isso tem como objetivo ajudar sua empresa a escalar seus resultados.

Dentro do CRM PipeRun, desenvolvemos uma oferta completa com diversas soluções para empreendedores que querem montar suas Máquinas de Vendas.

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FAQ – Perguntas frequentes

Confira as dúvidas mais comuns sobre forecast.

O que significa um forecast?

Forecast é uma palavra da língua inglesa que possui diferentes significados, como previsão e prognóstico. No universo dos negócios, faz referência ao orçamento ajustado de uma empresa. 

O que é forecast nas empresas?

Forecast nas empresas nada mais é que o orçamento ajustado, levando em consideração as estimativas das vendas, receitas e despesas do negócio durante um período.

Geralmente, é feito anualmente pelo setor de planejamento financeiro da companhia.

O objetivo do forecast é garantir que todas as metas definidas no orçamento inicial sejam cumpridas. Porém, também pode ser revisto mensal ou trimestralmente. 

O que é o forecast de vendas?

O forecast de vendas é uma previsão de quantas novas vendas uma empresa conquistará em um determinado período, com base em seu histórico de dados.

Esse tipo de forecast é essencial para todas as empresas que buscam organização financeira e agilidade para a tomada de decisões, como corte de gastos ou novos investimentos para determinadas áreas. 

O que é forecast em orçamento?

Budget é um termo da língua inglesa utilizado para nomear o orçamento empresarial, que contém todas as metas de vendas, receitas e despesas para o ano.

Já o forecast é a ferramenta de acompanhamento, que vai desde a execução do budget, até a sua revisão contínua. 

Em resumo, o orçamento traz as estimativas, enquanto o  forecast consiste na prática de alinhar esse orçamento. 

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