5W2H: o que é essa ferramenta de gestão e como aplicar?

A metodologia 5W2H existe para quem tem preocupação em gerir melhor seus negócios todos os dias.

À primeira vista pode parecer um termo estranho – duas letras e dois números juntos não explicam muito coisa, não é mesmo?

Mas, apesar da aparente complexidade, o entendimento sobre o que é 5W2H é extremamente simples.

Mais do que compreender seu conceito, dominar a sua aplicação vai ao encontro do que há em termos de melhores práticas quando falamos em gestão.

E isso é algo que certamente interessa você.

Por isso, trago uma boa notícia: não importa o tamanho da sua empresa. Se ela for micro, pequena, média ou grande, ela poderá aplicar essa metodologia para aprimorar processos.

Neste artigo, falaremos sobre o conceito de 5W2H, abordando o significado da sigla.

Também falaremos sobre como essa planilha pode ser montada e quais os benefícios que ela traz às empresas,

Vamos conferir?

Boa leitura!

O que é 5W2H?

Podemos entender essa metodologia como um checklist de atividades a serem desenvolvidas por todos os times dentro das organizações.

Essa lista de itens é na realidade um mapeamento do que precisa ser realizado.

Mas, vai além disso. Ela aborda sobre onde será feito; quem será o responsável; quem fará cada atividade; quanto tempo isso durará; quais áreas estarão envolvidas; o porquê de realizar essas ações.

Além disso, a metodologia faz com que seja registrado a maneira como essa atividade será feita e os custos dessas operações.

Tudo precisa ser registrado para que a ferramenta seja de fato útil para as empresas.

Somente assim toda e qualquer dúvida acerca de processos ou atividades poderão ser imediatamente sanadas.

E isso é essencial para as operações de qualquer negócio. Afinal, aumentar a produtividade ao mesmo tempo em que se reduz erros é o cenário ideal perseguido, certo?

É exatamente em cima disso que a ferramenta 5W2H trabalha.

Para eliminar o menor dos erros que pode, mais a frente, refletir-se em um grande problema para a empresa.

Um ponto negligenciado. Uma ação feita pela metade. Algo feito fora do padrão. Não importa.

Os detalhes fazem toda a diferença – para o bem e para o mal.

Qual o significado da sigla?

Apesar do fácil entendimento, precisamos destrinchar o significado da sigla 5W2H.

Como você já deve imaginar, as letras são palavras em inglês – até porque o uso do W não é muito comum na língua portuguesa.

Eles representam, então: what (o que?), where (onde?),  why (por que?), when (quando?) e who (quem?

Já a letra “H” significa: how (como?) e how much (quanto custa?).

Fácil, certo?

5W2H: por que usar e quais as vantagens?

Dentre tantos benefícios, o uso dessa metodologia é um poderoso aliado para tornar os processos dentro das empresas algo bem menos complicado.

Podemos entender como um “investimento” no futuro para manter os negócios saudáveis e em crescimento contínuo.

Até porque, é essencial ter um planejamento estratégico que impacte positivamente a rotina da empresa.

Esse método vai ao encontro disso.

Ele ajuda os gestores à uma tomada de decisão muito mais assertiva tendo o cenário e o contexto claros à sua frente.

E é também uma ferramenta poderosa para uma avaliação de desempenho posterior acerca do trabalho dos colaboradores.

Mas, não só empresas podem se beneficiar dessa análise.

Você pode, por exemplo, fazê-la em sua vida pessoa.

Para atividades domésticas com a família, por exemplo. Ajudaria muito a todos dividirem suas responsabilidades igualmente, que tal?

Seja no trabalho, seja em casa, não importa.

Esse é um método que torna todo o cenário muito mais visível.

Deixa o panorama amplo e claro para que cada um possa realizar suas atividades da melhor maneira possível.

Pense isso para todas as áreas do seu negócio. Setor de vendas, RH, marketing, administrativo, financeiro.

Trabalho assertivo. Processos mais ágeis e pessoas produzindo mais em menos tempo. É isso que você deseja para os seus negócios.

Quem pode usar?

A grande virtude dessa metodologia é o fato de ela ser totalmente democrática – como falamos acima.

Além de poder usá-la fora do ambiente corporativo, empresas de qualquer tamanho podem (e devem!) aplicá-la.

Melhor ainda.

Não exige nenhum conhecimento prévio em nenhum outro método. Embora a metodologia 5S complemente bem a aplicação da análise 5W2H.

O que precisa é, apenas, entender bem o contexto onde ele será aplicado.

Saber quais recursos (tempo, pessoas, dinheiro) estão disponíveis para conseguir preencher a tabela ou planilha da melhor maneira possível.

Mas, basicamente é isso: se há algo a ser resolvido, então a metodologia poderá ser aplicada, sim.

O 5W2H na prática: como aplicar a metodologia?

Agora que você já domina o conceito da metodologia, vamos a um exemplo para deixar as coisas ainda mais claras?

Vamos pensar que sua empresa esteja com um problema no setor de vendas – não importa a natureza dele.

Pode ser grande ou pequeno, não importa. Ele precisa ser resolvido e, para isso, há etapas a serem cumpridas.

Não se esqueça de definir também as metas e objetivos a serem atingidos com a solução das questões.

Embora não haja uma ordem de início, é comum iniciar pelo “What” e criá-la em formato de planilha.

Dito isso, vamos à aplicação:

What?

A primeira pergunta é: o que é precisa ser realizado?

Já que o problema está no setor comercial, você deve responder.

É preciso aumentar as vendas? Subir o ticket médio das negociações, vendendo o plano mais avançado?

Não importa qual seja a demanda, coloque ela de maneira clara e direta para todos os envolvidos.

Quem for trabalhar diretamente nessa questão precisa ler e imediatamente entender qual é o foco.

Why?

A segunda pergunta é: por que isso é importante e precisa ser realizado?

Já que você acabou de definir o problema, é a hora de justificar a sua importância.

Por que é necessário aumentar as vendas? Ou por que a empresa necessita aumentar o ticket médio?

É para ter mais dinheiro em caixa? Para conseguir recuperar prejuízos?

Seja qual forem as razões, coloque-as de maneira honesta, clara. Mesmo que haja diversos motivos.

Isso despertará um senso de urgência e engajamento na força de vendas da empresa.

A partir do momento que eles entendem as razões.

Quando eles veem o quão importante é cumprir com êxito essa missão, sem dúvida alguma eles trabalharão muito mais focados e de maneira assertiva para solucionar essa questão.

Convença as pessoas de que isso é fundamental pelas razões certas. Mostrando verdadeiramente os motivos.

Abra o jogo se for preciso.

O gerente comercial precisa dos seus times todos unidos em torno dessa tarefa.

Where?

A terceira pergunta é: onde isso será feito?

Como estamos falando de obter melhores resultados em vendas, então é no setor comercial que isso irá ocorrer.

Mas, detalhe ainda mais. O modelo de vendas é inside sales? Então diga que o “where” é dentro da empresa.

O modelo é field sales? Então mapeie os locais de atuação dos vendedores para preencher essa lacuna da metodologia 5W2H.

Não esqueça de nenhum lugar de atuação – mesmo que a lista fique imensa.

Lembra do que falamos bem no começo do texto? Os detalhes fazem a diferença para o bem mas também para o mal.

Who?

A quarta pergunta é: quem serão os responsáveis?

Pode ser uma ou mais pessoas, não importa. Agora é o momento de quem estará na linha de frente para resolver o dilema.

Faça isso designando tarefas a quem realmente tem competência para fazê-las.

Como estamos falando em vendas, precisamos pensar no processo como um todo. Fique atento se:

• a geração de leads está aquém do desejado, então envolva o time de marketing na missão;
• os leads estão sendo pouco qualificados na hora da venda, relacione aqui a equipe de pré-venda;
• a taxa de conversão na hora de vender é baixa, relacione a equipe de vendas aqui.

Lembre de não só colocar o time como também o nome das pessoas envolvidas – só para não deixar nenhum rastro de dúvida.

Isso, claro, para empresas maiores, com departamentos bem estruturados.

Há casos de negócios que são mais enxutos e a mesma pessoa é responsável por realizar mais de uma dessas atividades acima.

Estruturado ou não, o que você precisa ter claro é: envolva somente aqueles que têm competência para realizar as ações.

Caso contrário, de nada terá adiantado todo o planejamento feito.

Melhor ainda: fale quem será impactado positivamente quando esse problema for solucionado.

Isso ajudará a motivar os envolvidos a buscarem uma solução assertiva e ágil.

When?

A quinta pergunta é: quando será feito?

É preciso definir prazos para a realização das ações. De nada adianta propor um cronograma se não há datas para cada entrega ocorrer.

Portanto, deixe isso bem claro para todos os envolvidos.

Estabeleça isso com todos para que seja justo e possível atingir.

Nas reuniões de feedback, acompanhe gradativamente como o trabalho ocorre.

Tanto para saber se é preciso alterar as datas ou não, como para evitar pressão e cobrança excessiva em cima dos colaboradores.

How?

A sexta pergunta é: como serão feitas as atividades?

Se não havia clareza sobre a trilha a ser seguida, agora é a ocasião perfeita para ser o mais didático possível.

Seja o mais específico possível para evitar não só falhas ao longo do processo como retrabalho. O que iria de encontro ao que você precisa, certo?

Então, se é preciso vender mais, pense em ações (desde que façam sentido para seu negócio) como:

• gerar mais leads por meio de estratégias de inbound marketing;
• prospecção ativa por meio de estratégias de outbound marketing;
• qualificação de leads por meio de produção de conteúdos educativos;
• uso de um playbook de vendas para acelerar o conhecimento do setor;
• uso de gatilhos mentais para acelerar o fechamento.

E tantas outras ações que seus times tenham capacidade de fazer. Sempre dentro, claro, da missão, visão e valores do negócio.

How much?

A sétima e última pergunta é: quanto isso irá custar?

Sim, há e quase sempre haverá custos envolvidos para resolver problemas.

Assim sendo, você tem uma demanda e um prazo para cumpri-lo.

A quantidade de verba dependerá de quanto a empresa poderá investir e também da urgência da questão.

Isso precisa ser colocado na aplicação da metodologia 5W2H. Preencha não só quanto será gasto, mas no que esse dinheiro será investido.

A missão é vender mais?

Então pense nos custos de:

• uma ferramenta de automação de marketing;
• um bom sistema de vendas como um CRM;
• investimento em telefonia, fones e quaisquer outras ferramentas para os times
• coaching de vendas se necessários;
• preço de um consultor de vendas para treinar o time, etc.

Analise os recursos que você tem. Veja o que falta para corrigir o problema e atingir o objetivo final.

Essa etapa é fundamental e determinará o sucesso de todas as outras quando as ações saírem do papel.

Caso não haja muitos recursos, então talvez seja necessário rever toda a análise.

Ou, então, aplicar uma metodologia diferente, como o Diagrama de Ishikawa.

Mas, se há recursos disponíveis, então invista. É o futuro dos seus negócios que está em jogo. E ele é valioso demais para ser posto em risco.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com dúvida sobre a metodologia 5W2H, ou quer entender melhor o papel de um CRM nas empresas, fale com um consultor hoje mesmo.

Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a produzir mais e corrigir problemas nos seus negócios.

O primeiro fala sobre growth hacking e como ele ajuda as organizações a crescerem constantemente.

Já o segundo traz 6 estratégias de vendas para as empresas conseguirem bater suas metas.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun