Problemas de gerenciar vendas em planilhas

Gerenciar vendas sem CRM: 6 problemas para as empresas

Gerenciar vendas sem CRM é, cada dia mais, um enorme desafio para as empresas tentarem manter-se minimamente competitiva. A tecnologia serve para otimizar processos e identificar as melhores oportunidades. Por isso, administrar vendas sem a tecnologia traz grandes desvantagens para qualquer negócio.

O avanço da tecnologia trouxe novos desafios às empresas.

Aquelas que querem se manter competitiva e crescer, precisam muito mais do que simplesmente oferecer seus produtos ou serviços.

A experiência do cliente conta e muito, desde o primeiro contato dele com a marca, para a decisão de compra.

Isso quer dizer: não será possível vender sem oferecer nada em troca. Especialmente quando o poder de barganha, salvo raros segmentos, está na mão do cliente.

Nunca houve tanta oferta e tanta informação sobre elas para que o consumidor escolha a sua melhor opção.

Então, como gerenciar vendas de maneira antiga irá atrair o cliente moderno?

Este é o grande desafios para as empresas que ainda insistem em gerenciar vendas sem um CRM.

As desavantagens são enormes – mas selecionamos 6 para que fique mais claro o quanto se perde nestes cenários.

Vamos conferir?

Boa leitura!

6 desvantagens e problemas de gerenciar vendas sem CRM

Problemas de gerenciar vendas em planilhas

Seu time realmente precisa de um CRM? Essa é uma pergunta justa a essa altura.

Afinal, se você está lendo esse artigo, é porque sua equipe ainda tem que gerenciar vendas através de planilhas.

Por que, então, se esforçar para realizar a transformação digital do setor de vendas e implementar um software para gestão das oportunidades?

Na verdade, no fundo você sabe que está deixando de ganhar (para não dizer “perdendo”) muita coisa.

Oportunidades, informações, dados… A organização não é a ideal e tudo isso se reflete em menos vendas. Ou até em churn.

Isso porque há enormes desavantagens em gerenciar vendas sem um CRM. E vamos abordar 6 delas para que você entenda melhor.

Ao final destes tópicos, você terá entendido a importância que uma estratégia de CRM tem nas empresas.

Veja só:

1 – Não ter nenhuma fonte confiável da “verdade”

Planilhas e mais planilhas. Caixa de entrada. Documentos de texto. PDFs…

Esses são alguns dos tantos lugares onde há informações sobre as vendas e os clientes da sua empresa hoje, não é mesmo?

A não centralização dos dados e informações sobre o processo de vendas e as oportunidades tem consequências negativas para todas as empresas.

Quando não se usa um CRM, para ponde seu time irá correr quando precisar consultar alguma informação sobre clientes, por exemplo?

Como saberá o status de cada negociação… precisará consultar os emails na caixa de entrada?

Ou terá que checar planilhas e conversas via WhatsApp para saber qual o próximo passo a ser dado?

Sem uma fonte única, que centralize dados, muito tempo é perdido procurando informações simples que precisam ser checadas para levar adiante alguma negociação.

Os dados sobre clientes e oportunidades devem impulsionar. E não ser um motivo que atrase elas.

Gerenciar vendas sem um CRM crie justamente isso: um obstáculo em algo que deveria ajudar.

2 – Panorama pouco claro do processo de vendas

Líderes de equipes de vendas produtivas e empresas de sucesso sempre usam dados do CRM para fazer qualquer tomada de decisão.

Eles também reservam um tempo regularmente para garantir que as informações sempre sejam preenchidas por parte de seus times.

Que os dados estejam centralizados na plataforma para que ela possa ser de fato útil e o braço direito de todos os vendedores.

Do lead gerado ao contrato assinado via assinatura eletrônica, tudo pode (e deve!) ser gerenciado através do CRM de vendas.

Se isso acontecer, a empresa terá métricas verdadeiras. Saberá exatamente onde o processo é forte e não é, e o que é preciso para otimizá-lo.

Ter o panorama claro de cada negociação só é possível quando não ocorre a gestão de vendas por planilhas.

Afinal, como avaliar cada dado e cruzar eles se ele estão espalhados e são imprecisos?

3 – Dificuldade em entender, criar e solidificar relacionamentos

Para e pense por uns minutos nos seus 10 melhores clientes hoje: como seu time – e a empresa de modo geral – construiu relacionamento com eles?

Como eles foram conquistados? São oriundos de uma estratégia do marketing? Foram indicações? Prospecção fria?

As respostas não estão claras, certo?

Bem, agora multiplique as mesmas perguntas para toda a base de clientes da empresa.

Você pode não ter a resposta. Até aí ok. Mas seu time de vendas, os responsáveis pelo negócio, tem?

Um bom CRM integrado com outras plataformas é pensado justamente para rastrear, compreender e fortalecer a relação com clientes.

Todas as interações que os clientes têm com seu time ficam registradas dentro da plataforma. E é fácil consultar essas informações.

Cada detalhe faz a diferença tanto para vender como para especialmente personalizar alguma oferta e reter clientes.

4 – Confiar e controlar pouco as informações que se tem

Vamos supor que seu time preencha os dados dos clientes em uma planilha. E que ela é compartilhada entre todos os vendedores e pré-vendedores.

Embora isso seja melhor do que cada um ter sua própria planilha de vendas, esse é um recurso que limita o controle por parte da gestão.

Embora seja possível restringir acesso aos dados limitando acesso a algumas guias nas planilhas, é uma tarefa extremamente trabalhosa.

Primeiro porque todas as informações a serem restringidas precisam estar agrupadas. Depois, é preciso selecionar os representantes que podem ter acesso e os que não podem.

Bem, olha o tempo que se perde aí? E seguirá perdendo. Afinal, os leads novos que entrarem precisam ser colocados por lá.

Erros humanos

Além disso, há outros fatores. Mais simples, sim, mas que podem comprometer uma venda – ou várias.

Um simples número digitado a mais, ou fora do lugar por alguém. Uma linha excluída acidentalmente ou movida para o lugar errado…

Pense em todas essas possibilidades e quanto tempo isso pode demorar para ser notado.

E mesmo assim, depois que o problema for identificado, o que pode ser feito?

E outra: quem garante que não há outras informações imprecisas, erradas e até perdida?

Você passará um pente fino em tudo? Tudo mesmo? Podem ser centenas, milhares de linhas…

Olha só quanto tempo, que deveria ser dedicado a vender e solidificar relacionamentos, será perdido porque a empresa insiste em gerenciar vendas em planilhas…

5 – Baixa produtividade da equipe de vendas

O exemplo citado acima é um claro cenário em que a produtividade do time de vendas – e dos gestores – está seriamente comprometida.

Mas, há outro cenário: a rotina de vendas. E aí, a pergunta é simples e ataca diretamente a produtividade da sua equipe.

Como ela poderá ser produtiva se não há uma compreensão clara do que ela precisa fazer todos os dias? E do quanto ela precisa fazer.

Quando as atividades não estão claras e visíveis para os vendedores, a agilidade se esvai e a produtividade cai.

Informações espalhadas em WhatsApp, caixa de entrada, chats, planilhas… como saber o status de cada negócio e dar o próximo passo?

Seu time se sentirá sobrecarregado (além de perdido, claro) e com total insegurança para avançar na negociação.

Centralizar todo o trabalho no CRM é fundamental para enxergar e saber quais etapas da jornada de compra o cliente já percorreu.

E, claro, ajudá-lo a dar o passo seguinte, gerando valor para ele na próxima abordagem que for realizada.

Isso deixará seu time mais motivado e seguro. Afinal, ele saberá o que fazer – e quando fazer – em cada oportunidade.

E poderá fazer isso de forma ágil aproveitando as funcionalidades do CRM como templates, ações automáticas, integrações, etc.

6 – Pouco controle e visão sobre o que está realmente acontecendo

Falando em ter confiança em enxergar as vendas… você sabe exatamente no que seu time trabalha dia após dia?

Eles estão focando nas oportunidades certas? Estão seguindo o fluxo de cadência combinado? Seguem o que foi acordado dentro do playbook de vendas?

Sem a tecnologia certa e insistindo em gerenciar vendas sem um CRM, é bastante difícil saber com clareza.

E quanto maior for a equipe, mais difícil será ter esse conhecimento, pode ter certeza.

Integrar ferramentas e preencher o CRM com todas as informações de clientes e oportunidades.

É isso que dará o norte necessário para líderes e empresa entenderem como está o processo de vendas hoje.

Se esse cenário ocorrer, se houver de fato uma cultura de CRM forte internamente, será possível, por exemplo, extrair relatórios de produtividade.

Assim, a gestão consegue entender quem está sobrecarregado ou ocioso. Ou simplesmente ver em quais etapas do funil de cada vendedor as oportunidades estão estagnando.

Isso, na verdade, já é possível antes mesmo de extrair os relatórios. Afinal, o CRM no modelo kanban permite a plena visibilidade das oportunidades no pipeline de cada representante.

Está na hora de gerenciar vendas através de um CRM

Problemas de gerenciar vendas em planilhas

Implementar um CRM pode não parecer algo urgente para sua empresa, considerando que possa haver outras prioridades. Especialmente em períodos incertos da economia.

Porém, é justamente a tecnologia que mostrará caminhos e alternativas para superar cenários duvidosos, encontrar novas oportunidades e explorar elas de forma ágil e inteligente.

Reserve um tempo para avaliar as necessidades e entender a importância do CRM na sua empresa e na rotina do seu time.

Procure uma plataforma que seja amigável, se adapte aos desafios, tenha integrações que façam sentido e que ajudem seu time a chegar nos objetivos propostos.

O CRM é instrumento de transformação das empresas. O aliado vital para atrair, nutrir, qualificar, vender, reter, encantar e fidelizar clientes.

Investir nesta tecnologia é investir no futuro e na competitividade do negócio.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você quer parar de gerenciar vendas na planilha e saber mais sobre o que um CRM pode fazer:

Aproveite e leia dois artigos que mostram os benefícios que um software de vendas traz às empresas.

O primeiro expõe e debate algumas estatísticas de CRM que evidenciam as vantagens da ferramenta.

Já o segundo fala sobre como a experiência do cliente passa necessariamente por um CRM.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

Augusto Turcato
conteudo@odig.net

Augusto Turcato faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.