Relatório de Vendas: O que é, importância e como extrair

O relatório de vendas é um grande aliado para quem quer acompanhar de perto os resultados dos negócio e, claro, e descobrir o que está funcionando na estratégia

E não, esse tipo de relatório não é uma planilha enorme e cheia de números e fórmulas.

Pelo contrário, trata-se de uma ferramenta que ajuda a traduzir o que os dados dizem sobre o desempenho do time comercial como um todo.

Ou seja, se as oportunidades estão sendo aproveitadas (ou desperdiçadas) e até onde estão as brechas que, ao serem corrigidas, podem trazer resultados ainda melhores. 

Se você não tem um relatório de vendas na sua empresa ou já tem, mas acha que pode melhorá-lo, você chegou no lugar certo.

Para facilitar essa análise e tornar o processo de criação do seu relatório mais simples, vamos abordar aqui o que ele representa na prática.

Você vai descobrir por que ele é importante, os principais tipos e, claro, um passo a passo completo para descomplicar todo esse processo. 

Pronto(a) para aprender tudo o que você precisa saber sobre relatório de vendas? Continue a leitura a seguir e aproveite nossas dicas! 

O que é relatório de vendas?

Relatório de vendas nada mais é que um documento que reúne todos os dados relevantes do processo comercial, incluindo volume de vendas realizadas no período, receita gerada, ticket médio, performance dos vendedores e dos canais de vendas, etc. 

Esse relatório serve para orientar a liderança e a equipe de vendas na tomada de decisão, pois oferece uma visão clara sobre todos os KPIs da área. 

Com isso, o time pode analisar as ações que não estão dando certo e traçar novas estratégias para vender mais e melhor.

Além disso, é bastante útil para identificar falhas e guiar mudanças de rotas, que muitas vezes são necessárias para aprimorar o processo comercial.  

O relatório de vendas também pode ser utilizado para medir a produtividade da equipe, bem como os resultados que foram conquistados de forma coletiva e individual. 

Abaixo, falaremos em detalhes sobre a importância desse tipo de relatório em uma empresa.

Por que os relatórios de vendas são tão importantes em uma empresa?

Como falamos anteriormente, o relatório de vendas é um documento essencial para todas as empresas, pois possibilita acompanhar as principais métricas de sucesso da área. 

Com os dados organizados em um relatório, a gestão é capaz de entender mais facilmente os motivos das vendas estarem aumentando ou diminuindo em um determinado período, além de outros cenários. 

Para que essa análise seja feita da melhor maneira, o relatório deve contar com informações detalhadas sobre cada período do ano. 

Visões semanais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais podem trazer comparativos importantes para orientar a tomada de decisão. 

O relatório de vendas também pode garantir muitas outras vantagens para as empresas. Descubra as principais a seguir! 

Por que é importante fazer relatórios de vendas?

Um bom relatório de vendas é capaz de direcionar os esforços da equipe e potencializar os resultados do negócio. Mas, os benefícios não param por aí.

Acompanhar um relatório com as informações-chave sobre o processo comercial pode te ajudar a identificar falhas e oportunidades, avaliar a performance do time, ter maior controle sobre as métricas e muito mais.

Para que você entenda em detalhes o poder de um bom relatório de vendas, listamos alguns motivos para construí-lo desde já! 

Analisar a estratégia comercial da sua empresa

Analisar a estratégia comercial da sua empresa só é possível com a ajuda de um relatório direcionado para esse objetivo.

Sem acompanhar as evoluções da área e as métricas de vendas, fica difícil ter certeza se a estratégia aplicada está sendo eficaz ou não. 

Sem dúvidas, contar com um relatório significa diminuir os riscos de decisões erradas ou desalinhadas com os objetivos do negócio, sejam eles de curto, médio e longo prazo. 

Entender como melhorar o desempenho

Uma das principais vantagens dos relatórios de vendas é facilitar o acompanhamento do desempenho da equipe comercial. 

Imagine que, ao analisar as métricas da sua equipe, você nota que alguns vendedores estão entrando em contato com menos leads do que o normal.

Com essa informação em mãos, você decide conversar com a equipe para identificar o que está impactando essa atividade.

Ao levantar o questionamento, descobre que seus vendedores estão enfrentando dificuldades para utilizar a nova ferramenta de comunicação implementada no setor.

Para resolver a situação, você entra em contato com o fornecedor da solução para descobrir como resolver algumas falhas que ela está apresentando. 

Esse exemplo simples mostra na prática que, de fato, os relatórios podem fazer toda a diferença para corrigir falhas no processo e melhorar a performance da equipe. 

Compreender melhor a jornada de compra do seu cliente

Você sabia que o relatório de vendas pode te fazer compreender melhor a jornada de compra do seu cliente? 

Com as informações reunidas em um só lugar, fica muito mais fácil identificar todas as etapas que seus clientes passam até o fechamento do negócio.

Você e sua equipe também podem acompanhar o tempo de evolução dos leads para cada nova etapa e, com isso, traçar estratégias para encurtar o ciclo de vendas. 

Identificar falhas e oportunidades

Acompanhar um relatório de vendas também te ajuda a identificar falhas e oportunidades no processo, pois oferece uma visão geral de todos os índices que precisam ou podem ser melhorados. 

Muitas vezes, alguns índices de vendas podem declinar por falhas no processo, como falta de organização para fazer follow-ups, pouca abertura para personalizar propostas, atendimento desalinhado, etc.

Mas como levantar esses pontos sem visualizar quais são os índices que se relacionam com cada etapa do processo comercial? É exatamente nesse cenário que o relatório entra!

Por exemplo, se os seus potenciais clientes costumam declinar na fase de proposta, significa que alguma falha precisa ser corrigida nessa etapa.

Agora, se o relatório mostra que mais clientes estão fechando negócio após receberem uma proposta personalizada, você pode aproveitar essa oportunidade para implementar novas abordagens focadas em personalização ao longo do funil de vendas.

Avaliar a performance do time de vendas

Além de melhorar o desempenho do time de vendas, os relatórios também possibilitam avaliar a performance coletiva e individual dos vendedores.

Para ter sucesso na sua análise, recomendamos separar uma categoria do seu relatório para reunir dados sobre a performance do time, como por exemplo:

• Número de vendas fechadas;
• Número de vendas declinadas;
• Percentual de conversão;
• Quantidade de oportunidades abertas;
• Número de potenciais clientes contactados no período;
• Média de comunicações enviadas por cliente.

É importante lembrar que, mais do que avaliar os números do time, é preciso construir planos de ações para motivar e impulsionar cada colaborador a dar o seu melhor para alcançar os resultados.

Um bom líder conhece sua equipe, mas também sabe como orientá-la para aproveitar o seu melhor. 

Ter mais controle sobre as métricas da empresa

O relatório de vendas permite acompanhar diversas métricas relevantes para a empresa e para o setor, como por exemplo:

• Taxa de conversão;
• Ticket médio;
• Margem de lucro;
• Retorno sobre o investimento (ROI);
• Custo de aquisição de clientes (CAC);
• Lifetime Value (LTV);
• Produtividade da equipe;
• Crescimento de base;
• Percentual de receita recorrente.

Com esse tipo de documento, você e seus vendedores conseguem analisar essas métricas e tomar decisões para melhorá-las de maneira contínua. 

Desenvolver um planejamento mais assertivo

Após analisar todos os dados do relatório, é possível desenvolver um planejamento de vendas mais assertivo, considerando os erros e os acertos do período. 

Para isso, recomendamos analisar cada categoria do relatório e, depois disso, separar todas as ações e iniciativas que precisam ser mantidas, eliminadas ou aprimoradas dentro do planejamento comercial. 

Sem o relatório, você dificilmente seria capaz de ter essa visão do todo para direcionar as próximas ações do time. 

Quais são os tipos de relatórios de vendas?

Antes de pensar em organizar seus relatórios de vendas, escolha o tipo certo para a sua empresa. 

Para quem não existe, existem diversos tipos de relatórios e cada formato traz um olhar específico sobre o desempenho do seu time.

Vamos conhecer juntos os tipos mais usados e em quais cenários eles podem ser úteis? 

Relatórios de vendas diários, semanais e mensais

Se você precisa acompanhar a performance das vendas em tempo real, saiba que os relatórios diários são os mais adequados. 

Isso porque, eles são capazes de detectar qualquer oscilação e ajudar a corrigir a rota, caso algo não esteja indo bem. 

Porém, podem se tornar cansativos e até excessivos para algumas equipes, principalmente quando o foco está mais voltado para tendências de longo prazo. 

Já os relatórios semanais trazem uma análise mais equilibrada, ideal para ajustar pequenas estratégias sem sobrecarregar o time. 

Com eles, você consegue medir a evolução recente e, ao mesmo tempo, visualizar a direção do mês. 

Por fim, os relatórios mensais são perfeitos para análises mais completas, onde é possível identificar o que funcionou e planejar os próximos passos.

No entanto, podem atrasar correções em estratégias que demandam ajustes mais imediatos.

Relatórios de desempenho por produto ou serviço

Outro tipo de relatório bastante usado nos dias de hoje é o de desempenho por produto e serviço. 

A partir dessa análise, é possível identificar o que está vendendo mais, o que atrai clientes e o que, talvez, não seja tão atraente. 

Por exemplo, se um produto está vendendo pouco, o relatório apontará uma possível necessidade de ajustes, como na divulgação ou no próprio produto. 

Por outro lado, os itens que vendem bem mostram oportunidades de expansão ou promoção. 

Já pensou em entender melhor o portfólio da sua empresa e tomar boas decisões para otimizar as vendas? Se sua resposta foi “sim”, aposte nesse tipo de relatório. 

Relatórios por região ou canal de vendas

Agora, se o seu objetivo é descobrir onde seu negócio é mais forte e em quais áreas tem potencial para crescer, considere os relatórios por região ou canal de vendas. 

Em um relatório regional, você pode notar que uma determinada área tem maior adesão aos produtos ou serviços, por exemplo.

Com essa informação em mãos, você pode realocar seus recursos e esforços para expandir ainda mais as vendas ali. 

Da mesma forma, entender o desempenho por canal (online, físico, distribuidores, etc.) mostra quais estratégias estão funcionando melhor. 

No geral, esse tipo de relatório é muito importante para entender o comportamento dos clientes em diferentes contextos e ajustar suas abordagens. 

Leia também: O que é Playbook de Vendas, importância e passo a passo para criar

Como fazer um relatório de vendas? 7 dicas

Agora que você já sabe o que é um relatório de vendas e os benefícios que esse documento pode trazer para o seu negócio, vamos aprender a fazê-lo na prática?

A seguir, listamos 7 dicas úteis para você começar hoje mesmo a tirar seu relatório de vendas do papel. 

Vamos lá? 

Defina as informações que serão analisadas

O primeiro passo para construir seu relatório de vendas é identificar quais são as informações prioritárias para a análise. Ou seja, aquelas que vão te ajudar a acompanhar pontos de melhoria e a tomar melhores decisões. 

Apesar do que muitos imaginam, essa lista não é pré-definida, pois dependerá dos objetivos, metas e tipo de venda aplicada pela sua empresa.

Algumas das informações mais utilizadas em um relatório de vendas são:

• Número total de vendas realizadas no período;
• Número de vendas por canal e por vendedor;
• Ticket médio de vendas;
• Produtos e serviços mais vendidos;
• Percentual de oportunidades pendentes;
• Custo de aquisição de clientes (CAC);
• Retorno sobre investimento (ROI). 

Lembrando que, para ter acesso a todas essas informações de forma simples e prática, é recomendado utilizar um software CRM. 

Transforme o relatório em uma parte do processo diário da sua equipe

O relatório de vendas não serve apenas para orientar a liderança, mas também a equipe comercial como um todo.

Portanto, uma prática recomendada é envolver todos os vendedores no processo e incentivá-los a acompanhar os relatórios diariamente. 

As informações contidas nesse tipo de relatório podem ajudar sua equipe a direcionar melhor o foco nos resultados e no alcance das metas. 

Além disso, permite um acompanhamento mais preciso do andamento das negociações e das ações aplicadas no dia a dia. 

Defina objetivos claros para seus relatórios

Definir objetivos claros para seu relatório é uma ação crucial para determinar o melhor modelo, bem como os itens a serem analisados. 

Um relatório de vendas pode ter diversas finalidades, como analisar a performance da equipe, melhorar os índices de conversão, acompanhar a qualidade das vendas, ter uma projeção de receita dos próximos meses, dentre outras. 

Se você tem mais de um objetivo, saiba que esse documento também pode ser dividido em categorias para facilitar o acompanhamento dos indicadores. 

Determine o intervalo entre os relatórios

Determinar o intervalo entre os relatórios significa definir o período mínimo para a atualização dos índices. 

Algumas empresas acompanham a evolução de suas estratégias de vendas quinzenalmente, enquanto outras preferem ter uma visão semanal ou mensal.

Porém, como já falamos em outro tópico, nada disso é uma regra!

Você e sua equipe podem determinar intervalos mais curtos, para tomar decisões mais rápidas, e intervalos mais longos, para ter uma visão mais ampla da evolução das ações.  

O segredo é encontrar os períodos de análise que melhor se encaixam para o setor. 

Escolha o melhor formato

Outro passo importante para implementar um relatório de vendas assertivo é padronizar o seu formato.

Existem diversas formas de construir um relatório, porém, você deve desenvolvê-lo do jeito que for mais prático para a equipe. 

Se você não faz ideia de como iniciar esse processo, saiba que uma excelente maneira de começar a padronizar o relatório é dividi-lo em categorias. 

Você pode ter uma categoria de dados estratégicos, outra de dados sazonais e mais outra com índices relacionados à performance da equipe. 

Assim, fica muito mais fácil encontrar as informações que precisam de um acompanhamento mais próximo. 

Considere as variações de datas sazonais

Como comentamos acima, as variações de datas sazonais também precisam fazer parte do seu relatório de vendas, pois podem gerar um aumento ou uma diminuição repentina nos índices da equipe. 

Para o varejo, os meses de novembro e dezembro costumam trazer um bom volume de vendas. Já para o mercado de investimentos, geram uma menor entrada de novos clientes.

Portanto, para ter certeza sobre a performance das ações, é essencial considerar os impactos que determinadas datas podem trazer para os resultados do negócio. 

Padronize seu relatório e alinhe com as outras áreas

Na maioria das empresas, é comum que algumas áreas compartilhem relatórios com outras. Essa troca acontece de forma mais frequente quando falamos em times de vendas. 

Para facilitar a visualização e o entendimento das outras áreas da companhia, é essencial alinhar com cada uma delas o melhor formato de compartilhamento.

Uma área pode não precisar das informações que você compartilha com outras. Nesse cenário, a padronização é a prática mais recomendada para manter a objetividades desses relatórios. 

Quais são as métricas e KPIs que os relatórios de vendas trazem?

Monitorar o desempenho das vendas e direcionar os esforços da equipe para os clientes ou estratégias certas pode ser um desafio.

No entanto, quando você entende as métricas que cada tipo de relatório traz, consegue realizar esse acompanhamento de uma maneira mais orgânica. 

E sabe o melhor de tudo? Existem inúmeros KPIs que podem ser úteis nesse processo. 

Inclusive, muitas vezes eles geram insights capazes de te ajudar a identificar oportunidades, ajustar suas iniciativas e, claro, otimizar seus resultados. 

Quer descobrir as principais métricas que precisam constar no seu relatório de vendas? Acompanhe a seguir! 

Receita total

Em resumo, a receita total representa o valor completo gerado pelas vendas em um período específico. 

Essa métrica serve para avaliar o tanto o desempenho global das vendas quanto a saúde financeira da empresa. Afinal, ambos os fatores estão interligados.

Para calcular, basta somar o valor de todas as vendas realizadas durante o período analisado. 

Número de vendas

Quer analisar o volume de vendas e identificar padrões de comportamento ao longo do tempo, como variações sazonais ou tendências? 

Então, não deixe de acompanhar seu número de vendas, que é a quantidade total de transações realizadas em um período. 

Para obter essa métrica, basta contar todas as transações de venda que a equipe realizou. 

Taxa de conversão

A taxa de conversão é o percentual de leads ou potenciais clientes que se tornaram compradores efetivos. 

Isso significa que ela mostra o quanto suas estratégias de vendas estão sendo eficazes na transformação de interessados em clientes. 

Quer saber como calculá-la? Nós te explicamos! Comece dividindo o número de vendas pelo total de leads e depois multiplique por 100 para obter o valor em percentual: 

Taxa de Conversão = (Número de Vendas/Número de Leads)×100

Ticket médio

Já o ticket médio revela o valor médio gasto por cada cliente em uma compra. 

Portanto, esse KPI te permite entender sobre o comportamento de compra dos seus clientes e descobrir oportunidades para aumentar o valor das vendas.

Para calcular, divida a receita total pelo número de vendas realizadas: 

Ticket Médio = Receita Total/Número de Vendas

Custo de Aquisição de Cliente (CAC)

Outra métrica que não pode faltar no seu relatório de vendas é o famoso CAC.

Apenas relembrando, o CAC representa o valor médio que sua empresa investe para conquistar um novo cliente. 

Na prática, podemos dizer que ele avalia o retorno dos investimentos em marketing e vendas. 

Não sabe como calcular o CAC? É bem simples: some todos os custos de marketing e vendas em um período e divida pelo número de novos clientes adquiridos: 

CAC = Total de Custos de Marketing e Vendas/Número de Novos Clientes.

Lifetime Value (LTV)

Lifetime Value (LTV) mede o valor total que um cliente deve gerar para a empresa ao longo do tempo, indicando quanto ele pode contribuir financeiramente. 

Essa métrica é útil para definir o quanto investir na retenção e aquisição de clientes. Isso porque, ela considera diversos fatores, como ticket médio, a frequência de compras e o tempo de retenção. 

Para calcular o LTV, multiplique o ticket médio pela média de compras por cliente e pelo tempo médio de retenção do cliente:

LTV = Ticket Médio × Média de Compras por Cliente × Tempo de Retenção 

Taxa de retenção de clientes

Agora vamos falar sobre uma métrica que reflete a capacidade da sua empresa em manter seus clientes satisfeitos.

Em termos simples, a taxa de retenção de clientes indica o percentual de clientes que continuam comprando com você após um determinado período. 

Ela deve constar no seu relatório de vendas, pois permite entender o nível de fidelidade dos clientes e o sucesso das estratégias de retenção.

Nesse caso, quanto maior for a taxa, mais estável e duradoura tende a ser a base de clientes do seu negócio. 

Ah, e seu cálculo também é simples!  Basta dividir o número de clientes no final do período pelo número de clientes no início (subtraindo os novos clientes) e multiplicar por 100. 

Taxa de Retenção=(Clientes no Fim do Perıodo−Novos Clientes​) / Clientes no Início do período ×100

Quais são os principais desafios na criação de relatórios de vendas?

Criar relatórios de vendas pode parecer uma tarefa simples, mas quem trabalha com isso sabe que existem muitos desafios no caminho. 

A boa notícia é que, muitos deles, podem ser evitados com planejamento e cuidado na hora de criar e manter o próprio relatório.

Vamos direto ao ponto com alguns dos principais desafios nessa criação?  

• Qualidade dos dados: um dos maiores desafios é ter certeza de que os dados são confiáveis. Afinal, números incompletos, duplicados ou desatualizados acabam distorcendo as análises e podem levar a decisões erradas;
• Disciplina na atualização: para evitar problemas, é essencial que a equipe siga práticas consistentes de atualização e registro. No entanto, manter essa rotina diariamente pode ser difícil, ainda mais em equipes grandes ou com muito volume de dados;
• Resistência a mudanças: a introdução de novas ferramentas ou processos pode gerar resistência, principalmente entre quem já está acostumado a métodos tradicionais. Existem pessoas que consideram a mudança como algo que só vai atrapalhar o fluxo de trabalho; 
• Coleta de dados de várias fontes: reunir informações de diferentes sistemas, como planilhas, CRM e registros manuais, é uma tarefa trabalhosa e aumenta o risco de erros. Além disso, esse processo demanda tempo e paciência;

Se você está passando por algum dos problemas acima, saiba que a centralização e organização dos dados pode ser a melhor solução.

Nossa dica é centralizar tudo em um CRM, como o PipeRun, para simplificar a criação de relatórios e deixar o processo menos suscetível a erros. 

Leia também: Guia completo de projeção de vendas: Estratégias e erros a evitar 

Acompanhe seus relatórios de vendas com o CRM PipeRun

Acompanhar seus relatórios de vendas é essencial para medir a eficácia das suas estratégias, mas isso você já sabe!

A dúvida que fica é: como ter um relatório inteligente, funcional e de fácil acompanhamento?

Sem dúvidas, a melhor maneira de acompanhar seus relatórios de vendas é pelo PipeRun, o CRM inteligente que reúne tudo o que sua equipe precisa, em um só lugar. 

Com o PipeRun, você tem uma visão completa da performance do time, com indicadores eficientes sobre vendas para tomada de decisão, como por exemplo: 

• Total de vendas concluídas (geral e por vendedor);
• Novas oportunidades abertas;
• Oportunidades ganhas e perdidas;
• Lead time médio;
• Comunicações enviadas;
• Atividades pendentes e concluídas;
• Taxa de conversão por etapa do funil;
• E muito mais! 

O PipeRun é para você? 

Entre em contato hoje mesmo com um de nossos consultores e descubra como podemos te ajudar a acelerar suas vendas!

Conclusão

Se você chegou até aqui, com certeza já entende a importância de adotar um relatório de vendas para tomar melhores decisões e potencializar a performance da sua equipe. 

Agora, que tal começar a desenvolver o seu, com base em nossas boas práticas?

Não temos dúvidas que você verá uma grande diferença após sua implementação! 

Aproveite a oportunidade e confira mais um conteúdo que pode te ajudar a alavancar seus resultados, dessa vez, sobre controle de vendas.

Esperamos te encontrar em um próximo conteúdo!

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

FAQ – Perguntas Frequentes

Como se faz um relatório de vendas?

Para criar um relatório de vendas eficiente, primeiro defina o período que deseja analisar, como semanal, mensal ou anual. 

Feito isso, escolha as métricas principais, como receita total, número de vendas e taxa de conversão. 

O próximo passo é reunir os dados necessários de suas ferramentas de vendas, CRM ou planilhas. Na sequência, organize essas informações de forma clara, com gráficos e tabelas que facilitem a visualização. 

Depois, analise os resultados para identificar tendências e pontos de atenção, e finalize com insights e recomendações para ajustar as estratégias. 

Lembrando que um relatório bem estruturado te permitirá entender o que está funcionando e onde focar os esforços.

Como tirar relatório de vendas?

Para tirar um relatório de vendas, comece acessando o sistema onde os dados de vendas estão armazenados, como um CRM ou software de gestão. 

Selecione o período e as métricas que deseja avaliar, como total de vendas, ticket médio e taxa de retenção. 

Muitos CRMs oferecem opções automáticas de relatórios, permitindo configurar os campos e escolher a forma de visualização, como gráficos e tabelas. 

Gere o relatório com esses dados e, se necessário, exporte para outros formatos, como PDF ou Excel. 

Esse processo torna possível acompanhar o desempenho de vendas de forma organizada.

Como fazer um relatório para o cliente?

Para fazer um relatório voltado ao cliente, é importante apresentar os dados de maneira acessível e objetiva, com foco nos pontos que agregam valor ao cliente. 

Comece contextualizando os objetivos e metas do projeto e inclua resultados específicos, como números de vendas, crescimento e impacto das ações. 

Utilize gráficos e tabelas visuais para facilitar o entendimento e finalize com insights relevantes e recomendações que possam interessar ao cliente. 

Outra dica é personalizar o conteúdo de acordo com as necessidades da pessoa. Você pode destacar o impacto das estratégias já aplicadas e mostrar o que está planejado para melhorar ainda mais esses resultados.