Sede do PipeRun: toda equipe em home office.

3 min de leituraComo viramos do escritório presencial para home office em 1 dia

Se começarmos este post dizendo “foi fácil”, estaríamos mentindo. Não foi fácil.

Mas quando se tem um time incrível como o nosso aqui no PipeRun, a missão sempre será cumprida de forma ágil.

Já estávamos atentos aos acontecimentos sobre o Covid-19 e que inevitavelmente chegaria no Brasil com status de epidemia.

As orientações ao redor do mundo eram claras: #FiquemEmCasa.

Entendemos que seriam necessárias medidas para preservar o ativo mais precioso do Pipe: as pessoas.

Nossa missão foi mudar todo o time das duas unidades para home office para preservar a saúde nossa e dos nossos familiares.

Tudo isso sem perder a qualidade de atendimento para os clientes que precisam ainda mais de nós neste momento e que também estão migrando suas operações de vendas para home office.

“Nosso desafio estava claro. Definimos um plano de ação multidisciplinar imediato com prazo de um dia para virarmos para trabalho remoto. Era muitas variáveis e cada dia faz a diferença”, diz Cezar, CEO do PipeRun.

Foram consideramos aspectos como infraestrutura de telefonia, computadores, headsets, aspectos legais, orientações de como proceder para proteção contra o vírus, novas rotinas diárias de comunicação e alinhamento dos times e outros.

“Felizmente contamos com a agilidade dos nossos fornecedores que pegaram junto conosco e apoiaram para podermos executar o plano o mais rápido possível.” Sabrina, responsável pela área Administrativa.

Nossa transição, como dissemos, foi bem rápida. Em alguns desafios, já estávamos preparando uma digitalização de procedimentos antes mesmo do COVID, como o caso do registro de ponto que estávamos preparando uma ferramenta para registro de jornada online.

“O que fizemos foi, na verdade, antecipar este projeto, o que nos deu uma agilidade imensa”, completa.

Na segunda-feira (16/3) a equipe administrativa e outros colaboradores de áreas distintas formaram uma força tarefa para colocar tudo de pé e poder liberar todos os colaboradores para home office até quarta-feira seguinte.

Um dos fatores que nos facilitou muito foi o fato da empresa ter tomado uma decisão estratégica 3 anos atrás de sempre comprar notebooks para os colaboradores. Isso foi decisivo para a agilidade na virada.

Organizando a rotina

Paralelo a isso, precisávamos estruturar a nossa rotina para não haver qualquer impacto no nosso atendimento ao cliente.

Times de suporte, sucesso do cliente, implementação, vendas e marketing, produto… a ideia era: não alterar em nada os processos de trabalho. Apenas fazermos adaptações para o fato de não estarmos trabalhando lado a lado no escritório.

“O primeiro passo foi fazer uma material para adaptação dos nossos colaboradores. Dicas de como organizar um ambiente em casa, como ser produtivo, essas coisas. Isso ficou a cargo da nossa Agilista Thays que executou muito bem.”, fala Cezar.

“E havia questões de infraestrutura. Telefonia, acessos… tudo precisava estar 100% para seguirmos nosso trabalho normalmente”, diz Sabrina.

E uma força-tarefa foi feita na segunda-feira mesmo. Cada item foi checado e validado. Estávamos prontos.

Combinamos, no final daquele dia, a rotina de reuniões por videoconferência: todo dia, no final do expediente, estamos nos falando para manter o alinhamento.

  • Alguém teve alguma dificuldade para desenvolver uma tarefa? Qual? Quando? Como podermos resolver?
  • Alguém tem alguma dica que ajudou a trabalhar de casa? Compartilhe com nosso time.

Hoje podemos dizer: que tivemos 0% de impacto na nossa operação de clientes.

Em um dia conseguimos fazer com que todos nossos colaboradores já estivessem prontos para trabalhar de casa.

Protegemos nossos colaboradores e as pessoas que eles amam. Criamos um círculo de cuidado, sem deixar de lado o zelo pelos nossos clientes.

É assim que somos.

#RunPipeRun

Augusto Turcato
conteudo@odig.net

Time de marketing do CRM PipeRun.