Sales Ops: o que é, benefícios, funções e como montar na sua empresa

Sales Ops: O que é Sales Operations?

Sales Ops é um departamento, dentro do setor de vendas de uma empresa, que tem a missão de alinhar estratégia e aplicação no mercado. A intenção é otimizar o processo, aumentar produtividade da equipe e elevar os lucros do negócio.

Não se vende mais sem inteligência de mercado. Muito menos sem tecnologia. Raros são os segmentos que não precisam atento dia após dia aos números para revisar o processo comercial.

Especialmente em empresas de recorrência, alinhar estratégias com a prática e a entrega ao mercado é crucial. Ainda mais com tanta concorrência e com a barganha ao lado do cliente.

Nesse sentido, estruturar e capacitar a área de Sales Ops no seu negócio é crucial. Até mesmo vital para que a empresa mantenha sua relevância e cresça.

Entretanto, essa nem sempre é uma tarefa fácil. Por isso, o artigo de hoje está estruturado quase como um guia para você.

Falamos sobre conceitos, benefícios, aplicação e métricas de Sales Ops. Acima de tudo, falamos sobre construção e capacitação de time.

Fique com a gente e confira.

O que é Sales Ops e qual seu objetivo?

Sales Ops ou Sales Operations é um departamento dentro de uma empresa focada em alinhar estratégias com a prática e a entrega ao mercado.

É comum nas empresas ter tanto um setor estruturado, como uma pessoa para gerenciar todo o departamento.

Especialmente em negócios B2B essa é uma boa prática cada vez mais difundida nas empresas.

Porém, em empresas maiores, com equipe mais estruturadas, pode haver uma equipe só para isso.

Acima de tudo, durante a rotina, o Sales Ops se preocupa com identificar problemas no processo de vendas atual.

Logo depois, a busca é por soluções para azeitar e tornar a máquina de vendas ainda melhor.

O operacional e o estratégico ficam bem definidos. Quem tem que vender, vende. Quem precisa analisar e pensar soluções, assim o faz.

Em outras palavras, Sales Ops trabalha nos bastidores para tornar a rotina de vendas cada vez mais produtiva. E para dar escalabilidade ao negócio, identificando falhas e oportunidades.

Ao mesmo tempo, os vendedores não precisam deixar de trabalhar.

Objetivos de Sales Operations

Em primeiro lugar, podemos elencar algumas tarefas que Sales Operation possui. Tais como:

  • Definir as estratégias de vendas;
  • Fazer a gestão e análise de dados;
  • Realizar gestão de desempenho de time;
  • Organizar a equipe vendas em sua rotina;
  • Ser um facilitador para a equipe;
  • Prestar suporte técnico e estratégico continuamente;
  • Realizar treinamentos baseado nas falhas que o processo possui, etc.

Em segundo lugar, é crucial para o trabalho de Sales Ops um CRM de vendas. É lá que é possível extrair dados e analisar as principais métricas do setor comercial.

Então, se sua empresa ainda não gerencia vendas através de um software, aqui está a primeira missão do departamento: a transformação digital.

Mas, digamos que já haja um CRM na empresa. O trabalho de Sales Operations vai além de abrir o relatório ou garantir que todos preencham corretamente o sistema.

Não apenas isso deve ocorrer, como é necessário interpretar os números. E fazer algumas perguntas ajudam nesse sentido.

  • Em qual etapa do funil a taxa de conversão é menor? E onde perdemos ou congelamos mais oportunidades?;
  • Os vendedores não estão batendo a meta, por qual razão? Balanceamento de carga? Ausência de follow up?;
  • O MRR no último mês cresceu ou diminuiu? Em que segmentos? Em qual produto?
  • Forecast de vendas aumentou ou diminuiu? Os ganhos previstos estão dentro ou fora da meta.

Da análise para a ação

Essas perguntas (e outras) são cruciais. Em primeiro lugar para identificar o problema. Em segundo lugar, para encontrar soluções e potencializar o resultados.

No questionamento ali de MRR. Por exemplo, digamos que ele cresceu. E determinado produto e públicos foram os melhores compradores do mês.

Assim sendo, o que Sales Ops deve fazer? Acionar o marketing e direcionar estratégias, esforço e recurso para esse público.

Artigos no blog. Materiais ricos (webinar, template, eBook). Prospecção outbound. Resgate de clientes com mesmo perfil perdidos.

Quais são todas as suas armas? Acione elas.. Esse é o foco que você e seu time de Ops identificaram. Bora agir!

Como está estruturado o departamento de Sales Operation?

Talvez você já tenha um time de Sales Operation na sua empresa, só não percebeu. Afinal, o processo possui etapas, certo?

Muitas vezes, nas empresas é o head de vendas quem olha para o processo inteiro em busca de melhorias.

É esse profissional que se preocupa desde as estratégias de prospecção, até as ações para reter e fidelizar clientes.

Aí, das duas uma (e isso depende do tamanho da sua empresa).

Ou você tem uma pessoa tomando conta de todas as áreas (que listamos abaixo). Ou você tem um profissional para cada setor cuidando da análise do processo e correção do mesmo.

Áreas de Sales Ops

De um jeito ou de outro, as áreas que compõem Sales Operation são as mesmas.

Marketing

O Sales Ops é responsável por analisar as campanhas em andamento. E também as estratégias de inbound (artigos, materiais ricos, fluxos de emails de nutrição, etc) e outbound (emails de prospecção, scripts de abordagem, entre outros.).

Além disso, é preciso ser um facilitador em todos os sentidos. Seja para eliminar dificuldades que o time enfrenta, seja para estruturar o setor com ferramentas, mais pessoas, etc.

A missão é garantir leads MQL na quantidade e na qualidade necessários.

Vendas

FUNIL PRONTO COM ETAPAS, AÇÕES, ESTRATÉGIAS, INTEGRAÇÕES E MUITO MAIS

Funil de vendas inside sales pronto! Organize o processo e venda mais.

É a área que demanda mais atenção do líder de Sales Ops. Em primeiro lugar, todos têm a estrutura física necessária para trabalhar? É elemento essencial. Notebook, headphones, CRM… estrutura básica.

Como citamos anteriormente, atenção às métricas relevantes dentro do CRM. Além disso, é preciso estruturar treinamentos frequentes para trabalhar os gaps do processo.

Ou seja, a gestão de funil de vendas é essencial e precisa ocorrer dentro dos termos necessários ao negócio.

Financeiro

É um setor que precisa estar alinhado com vendas e com marketing. Afinal, por aqui passa o comissionamento de vendas. E também é quem libera a verba para novos projetos que Sales Ops está planejando.

Além disso, o setor é responsável por lidar com o churn. Então, tem bastante informação para compartilhar sobre quais os tipos de clientes que mais cancelam (e qual LTV deles).

Customer Success

Uma boa gestão de funil de Customer Sucess Ongoing é crucial para a operação de Sales Operations.

Afinal, vender para quem já é cliente custa 5x menos do que conquistar um novo.

Então, quem estiver liderando a área, precisa estar atento às oportunidade de expansão da carteira de clientes.

Em outras palavras, analisar o perfil do cliente e seu uso em relação à solução original contratada.

Ao mesmo tempo, conhecendo bem os produtos e serviços vendidos, ofertar algo que aprimore ainda mais a experiência do cliente com a marca.

Como estruturar Sales Ops na sua empresa?

Agora que você já entendeu a relevância do setor de Sales Ops, você certamente quer saber como implantá-lo, certo?

Ao menos de forma oficial, claro. Certamente já há atenção aos números e também às falhas do processo atualmente no seu negócio.

Porém, ao implementar Sales Operation vai elevar a operação para outro patamar. Veja como implementar com 5 ações.

1 – Definir a missão de Sales Ops

Antes de tudo, o que você espera com Sales Ops? Ah, “aumentar as vendas”. Ok. Mas é um pouco mais complexo do que isso.

A missão não pode ser vaga. Por exemplo, faz mais sentido “elevar a produtividade do time de vendas com a formatação atual de equipe”.

Ou “otimizar o processo de vendas e buscar ampliações na carteira atual de clientes”.

Esses são missões mais claras. É o produto final que você deseja (aumentar vendas), com um possível caminho a ser percorrido (mais produtividade ou expansão de carteira).

2 – Estipular as funções

O profissional ou equipe de Sales Operations precisa saber exatamente as suas funções.

Afinal, se trata de um setor “incomum” nas empresas. Por isso, seu papel e sua atuação precisam estar claros. E o negócio todo precisa compreender, até mesmo para poder contribuir.

Nesse sentido, por óbvio, as funções precisam estar atreladas à missão do setor. Essas funções podem ser definidas de duas formas:

  • pelos times, que entende suas necessidades mas não tem condição/tempo de melhorá-las;
  • pela gestão, que analisa o esperado versus o realizado e quer melhorias em tais e tais situações.

Assim sendo, Sales Ops foca em:

  • analisar os indicadores de cada área;
  • facilitar a rotina de trabalho das equipes e pessoas;
  • agregar novas estratégias às atuais e ajudar na aplicação;
  • estruturar e capacitar a equipe, entre outros.

Aliás, este último significa estruturar um treinamento baseado no que o processo, clientes e mercado demandam.

Acima de tudo, é uma das tarefas mais relevantes de Sales Ops. Afinal, é onde as mudanças de fato começam a ocorrer.

3 – Ter processo de vendas bem definido

MODELO DE PLAYBOOK DE VENDAS PARA BAIXAR

Quer um modelo de Playbook de Vendas para adaptar para a sua equipe?

Organize o processo de vendas e o conhcimento da sua equipe. Acele vendas, treinamento e as boas práticas com o playbook de vendas pronto e editável.

O processo de vendas precisa estar estruturado para que Sales Ops aja. Então, se ainda não estiver, com etapas claras e funis, é uma missão para o setor.

O processo de captação de leads, como ocorre? Há um CRM de marketing? E ele está conectado ao software de CRM de vendas?

Como se dá a passagem de bastão do lead do marketing para vendas, transformando ele em MQL?

Assim que isso ocorreu, há um funil de pré-vendas? E há uma equipe ou ao menos um profissional de SDR para qualificar esses possíveis clientes?

Além disso, quais metodologias de vendas a área usa? SPIN Selling? BANT?

Logo após, quais os requisitos necessários para considerar o lead qualificado? E para descartá-lo?

Aliás, o que acontece quando é descartado? Volta para o marketing seguir nutrindo ele? Como, automaticamente ou via planilha?

Dentro do funil

Veja como é complexo o processo de vendas. Isso que ainda estamos na metade dos questionamentos.

E em vendas, como ocorre o contato com o lead? Video-chamada? Ok, e depois, é enviada a proposta? Como, por email?

Ou de forma virtual e instantânea aproveitando módulo nativo de assinatura eletrônica que existe no CRM?

E o follow up da proposta, como ocorre? Quanto tempo depois? Quantas vezes? Por email? WhatsApp?

Ainda é preciso definir gatilhos de passagem do funil de vendas para o funil de contratos.

E do funil de contratos para os funis de CS, tanto o onboarding como ongoing.

Enfim, tudo isso (e tem mais ainda) faz parte de definir o processo.

Depois de definido, aí Sales Ops segue trabalhando. Agora, para otimizar. Ver quais etapas fazem sentido e quais não.

E também como e quanto melhorar os números em cada estágio.

4 – Tenha indicadores e metas claros

Este item tem tudo a ver com o anterior. Afinal, para entender se o processo está indo bem ou mal, é preciso saber quais números procurar.

Identificar KPIs (Indicadores de Performance) é algo crucial. É por meio deles que será possível estabelecer metas e objetivos claros e dentro da realidade do negócio.

E, a partir daí, construir um plano de ação para ir continuamente melhorando as taxas.

Assim sendo, algumas métricas cruciais são:

  • CAC, Custo de Aquisição de Clientes;
  • Duração do ciclo de vendas;
  • Tempo médio de venda;
  • Taxa de churn;
  • Números de follow up;
  • Taxa de conversão em cada etapa do funil (win rate);
  • Metas x Realizado (por equipe e por vendedor);
  • SQL Agendas: Meta x Realizado.

E muitas outras. Muitas mesmo. VEJA MÉTRICAS PARA SALES OPERATIONS BEM AQUI.

5 – Aplicar melhoria contínua

Sales Operations não é e nunca será um setor efetivo se não aplicar melhoria contínua. E metodologias como ciclo PDCA ajudam neste sentido.

Acima de tudo, a mentalidade precisa ser voltada para isso. Para otimização constante. Análise, planejamento, aplicação, revisão e recomeço deste ciclo.

Então, se você, gestor, quer montar uma área assim, contrate pessoas com perfil analítico e enorme capacidade de organização.

Especialmente se for apenas uma pessoa a responsável por cuidar dos indicadores de todas as áreas que já citamos aqui.

Sales Ops é um diferencial competitivo para qualquer negócio. Não importa o segmento. Por isso, analisar e interpretar os números sempre será a principal tarefa.

Sales Ops não existe sem CRM

O título deste parágrafo é um fato. Ou seja, sem a tecnologia do CRM de vendas, é simplesmente impossível aplicar essa estratégia.

Em resumo, é no CRM que estão todas as métricas referentes ao processo de vendas. Aliás, não só de vendas como de retenção no setor de customer success.

Na área de relatórios, é possível extrair dados de todos os tipos. Todas as métricas que citamos acima e que linkamos estão presentes lá.

Acima de tudo, o histórico do cliente com a empresa é crucial. E também fica centralizado na ferramenta.

Como resultado, ao ter isso, é mais uma arma para aprimorar o processo. Ao mesmo tempo que qualifica o trabalho dos vendedores, municia marketing para atrair sempre os melhores clientes. E pelo melhor canal de aquisição.

O CRM é indispensável para seu negócio crescer e prosperar. E para que Sales Ops seja, de fato, eficiente na rotina.

Se sua empresa ainda gerencia vendas pela planilha, baixe o passo a passo para fazer a transformação digital em vendas.

Mas, se você deseja contar com um CRM completo, FALE COM UM CONSULTOR E SAIBA COMO.

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